Partiendo de la premisa básica de que somos seres humanos y no máquinas, es evidente que es poco probable que podamos mantener un nivel de eficiencia del 100% a lo largo del día. Esto es aplicable a nuestras responsabilidades laborales, académicas y personales. La realidad es que, aunque estemos trabajando continuamente, la productividad puede fugarse y sentirnos insatisfechos al final de la jornada.
Es habitual llegar a la conclusión de que, a pesar de estar ocupados, no hemos hecho progresos significativos en nuestras tareas más esenciales. Esta frustración persistente puede ser un síntoma de distracciones silenciosas que minan nuestro tiempo y enfoque, incluso si no nos damos cuenta en el momento. Una interesante exploración sobre este fenómeno se encuentra en el podcast Escribe sobre ahora, conducido por la autora y experta en productividad Laura Vanderkam. Ella discute cómo ciertos hábitos y rutinas pueden ser verdaderos ladrones de tiempo, sustrayendo minutos y hasta horas de nuestro día sin que nos percatemos. Identificar estos patrones es fundamental, ya que distinguir entre un día productivo y un día perdedor puede impactar drásticamente tanto nuestro rendimiento profesional como nuestro bienestar personal.
El tiempo se escapa en pequeñas distracciones
Una de las maneras en la que el tiempo puede diluirse es cuando el tiempo que dedicamos a una tarea se ve interrumpido por distracciones aparentemente inofensivas. Al estar inmersos en un proyecto, una notificación, un mensaje o una revisión rápida de correos electrónicos puede romper nuestra concentración. Según lo indicado por el blog de productividad de Asana, cada interrupción puede tomar hasta 20 minutos para que recuperemos el mismo nivel de concentración, lo que se traduce en la pérdida de tiempo valioso.
Los minutos perdidos se acumulan rápidamente, y al final del día nos damos cuenta de que hemos dejado escapar un tiempo considerable en actividades que no figuraban en nuestros planes. Lo peor del caso es que, en muchas ocasiones, ni siquiera sabemos a dónde se fue nuestro tiempo.
Esos robos de tiempo suelen pasar desapercibidos porque se manifiestan en interrupciones breves, pero la suma de todas ellas tiene un impacto considerable en nuestra productividad a lo largo del día.
Cómo descubrir lo que pierde el tiempo
El primer paso para combatir los ladrones del tiempo es tomar conciencia de ellos. En algunas ocasiones, podemos tener claro qué es lo que nos roba tiempo, pero en otras, es necesario analizarlo más detenidamente. Una estrategia efectiva es llevar un registro durante unos días sobre cómo utilizamos nuestro tiempo. Esto nos permite identificar patrones y hábitos que nos restan eficiencia.
Por ejemplo, al revisar el correo electrónico apenas recibimos notificaciones, mirar un video en YouTube y perder la noción del tiempo con múltiples reproducciones, o enviar un mensaje rápido a un amigo que se convierte en una conversación extensiva, todo se suma y contribuye a un desvío de nuestro enfoque.
Reconocer y tener conciencia de este tipo de comportamiento es fundamental para mitigar y evitar esas fugas de tiempo durante nuestras horas de concentración.
Además, una herramienta útil es el monitoreo automático. Muchas veces, ni siquiera somos conscientes de cuánto tiempo dedicamos a diversas tareas. Afortunadamente, la tecnología puede ayudarnos en esto.
Los sistemas operativos más recientes, tanto en teléfonos inteligentes como en computadoras, incluyen funciones para monitorear cómo se utilizan las aplicaciones. Estas herramientas nos proporcionan un panorama del tiempo que pasamos cada día (o semanalmente) en cada aplicación, lo que nos ayuda a evaluar si este tiempo es razonable o, en contraste, si se ha convertido en un ladrón de tiempo.
El lado egoísta del tiempo
Es interesante darse cuenta de cuánto tiempo pasamos interactuando con compañeros de clase en plataformas como Slack o Microsoft Teams, o incluso analizar gráficamente las reuniones en las que participamos. Esto es esencial para tomar conciencia del tiempo que utilizamos. Pero aún más crucial es encontrar formas de acortar esta interacción y adoptar un perfil «más egoísta» con respecto a nuestro tiempo. Al final, nuestra disponibilidad de tiempo es un recurso limitado, y es fundamental aprender a establecer límites en nuestras actividades.
En caso de que no podamos evitar ciertas distracciones, como activar el «modo monje» para desactivar notificaciones y otros estímulos, al menos deberíamos considerar limitar nuestro acceso durante las horas laborales.
Una manera de hacerlo es aplicar la estrategia del «Contrato de Ulises», que implica establecer horarios específicos para consultar correos electrónicos y redes sociales, en lugar de hacerlo de manera constante. Esto puede ayudar a extinguir el hábito de decir «solo un momento más» y terminar perdiendo una cantidad considerable de tiempo.
Adicionalmente, la comunicación a través de plataformas no lineales como Slack o aplicaciones de mensajería profesional permite que el flujo de interacciones se ajuste a nuestras necesidades. Simplemente hay que notificar a nuestros colegas que necesitamos momentos de foco en los cuales nos dedicaremos a mantener nuestra productividad, indicando que no esperamos respuestas inmediatas durante esos períodos.
A la hora de reducir el tiempo dedicado a reuniones, puede parecer un objetivo complicado, sin embargo, si consideramos el tiempo que invertimos en aplicaciones de videoconferencia como Google Meet, Zoom o Teams, en realidad es factible revisar cuántas horas laborales realmente necesitamos al día y si es posible reducirlas. Como primer paso, se podría comenzar a ajustar las típicas reuniones de 30 minutos a encuentros de 10 minutos utilizando las configuraciones predeterminadas de las aplicaciones de calendario.
De acuerdo a estudios, la atención en promedio dura unos 23 minutos. Si logramos acortar esos 10 minutos de cada reunión, al final del día la ganancia de tiempo puede ser muy significativa.
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Imagen | Sin obstáculos (Maxim Ilyahov y Lala Azizli)
